Как программа 1С:Бухгалтерия вернула мне одну неделю жизни

Как программа 1С:Бухгалтерия вернула мне одну неделю жизни

Добрый день!

Хочу вам поведать историю об автоматизации нашего предприятия. Меня зовут Наталья, я работаю главным бухгалтером в организации ООО «НИПА САУ», г. Липецк.

Наша организация выполняет работы, связанные со сдачей в аренду нежилых помещений, с содержанием здания, проведением капитальных и текущих ремонтов здания и инженерного оборудования.

Под нашем управлением находится 6-этажный офисный центр. Здание расположено очень удобно - в центре города, что привлекает к нам арендаторов и наши помещения никогда не пустуют. У нас арендуют помещения порядка 50-ти арендаторов.

Рисунок 3.jpg

В чем заключается моя работа

В начале месяца я выставляю арендаторам счета на предоплату. Сумма зависит от оплаты за предыдущие периоды. 

В конце месяца поставщики коммунальных услуг (тепло, вывоз мусора, электричество и т.д.) выставляют нам свои акты. Эту общую сумму от каждого поставщика я распределяю на каждого арендатора по различным правилам (тепло - по количеству радиаторов, вывоз мусора - по занимаемой площади, электричество - по показаниям счетчиков и т.д.). И на каждого арендатора выставляю акт, счет-фактуру и счет на остаток суммы.

Как я работала раньше

Казалось бы, все просто. Не очень много документов, и не очень сложных документов. Я работала в программе 1С:Бухгалтерия 7.7. В начале месяца на каждого арендатора в программе я оформляла счет на аванс. Это самая простая задача, решалась копированием предыдущих документов и потом распечаткой их групповой обработкой. А вот дальше начинались сложности. У меня была специальная тетрадь, исписанная моими расчетами. Ведь мне нужно было вручную все распределить и посчитать. Затем, по результатам расчетов, я вводила в программу акты, счета-фактуры и счета. Затем все это печатала. 

Представляете, как я мучилась? А представьте, если вдруг сумма от какого-то поставщика изменилась? Ведь при этом меняются суммы по каждому арендатору. Мне приходилось пересчитывать и перепечатывать все заново. Уходило на всю эту работу у меня 4-5 дней, а иногда и больше. Это был просто ужас! Меня лучше было нетрогать в этот момент ни арендаторам, ни коллегам, ни моим домочадцам. На неделю я просто выпадала изобщества...

Что было дальше

Мои знакомые бухгалтера давно перешли на новую версию программы 1С:Бухгалтерия и очень о ней хорошо отзывались. Воодушевленная положительными отзывами, я тоже решила попробовать. Решила обратиться в компанию  ООО «Интеллект-Плюс». Я эту компанию давно знаю, они являются нашими арендаторами и у нас сложились тесные дружеские отношения.

Специалисты сработали очень четко и грамотно. Быстро установили мне программу, перенесли мне мои данные из 1С:Бухгалтерии 7.7.  Хочу отметить, что понаблюдав за работой специалиста, я поняла, что и сама смогла бы выполнить этот перенос, настолько он просто и легко выполняется. 

Общаясь со специалистами, заодно еще спросила, нет ли в 1С:Бухгалтерии 8 каких-то возможностей, которые могли бы мне облегчить мою нелегкую работу. Честно говоря, я бы была рада и небольшому улучшению, но специалисты компании «Интеллект-Плюс» услышали меня и результат НАМНОГО превзошел мои ожидания!

Как я работаю сейчас

По сравнению с тем, что было, сейчас у меня наступил просто рай! Программисты компании "Интеллект-Плюс" создали специальную обработку - дополнение к моей программе 1С:Бухгалтерия 8. Процесс создания и отладки этого дополнения был не простым, занял порядка 3 месяцев. Сначала в программе были ошибки, не все нюансы нашей работы было учтены, был даже случай, когда наши арендаторы получили счета с неверными суммами. Мы с программистами терпеливо работали, все сверяли, исправляли, так как знали, что конечная цель того стоит.

И теперь формирование документов, их распечатка и корректировка происходит в одном окне этой замечательной обработки. В начале месяца я нажатием одной кнопки автоматически формирую счета на аванс на всех арендаторов. Нажатием другой кнопки - они выходят из принтера. И все! Мне остается только их подписать.

Рисунок 4.jpg

В конце месяца в этой же обработке я вбиваю общие суммы от поставщиков. Также просто нажимаю одну кнопку, и программа рассчитывает сумму для каждого арендатора согласно нашим правилам, формирует автоматически документы Акт и Счет-фактура, Счет на остаток суммы с учетом аванса. 

А если вдруг какая-то сумма от поставщика изменилась, я просто запускаю программу еще раз, и в ужесформированных документах просто изменяется сумма. Затем все документы выходят из принтера. Причем, три документа для одного арендатора лежат рядом, по порядку. Мне не приходится их сортировать, как раньше.  На все теперь у меня уходит 3-4 часа!!! Это по сравнению с 4-5 днями! Причем, бОльшую часть времени уходит на распечатку и подпись документов.

Поэтому, я полна оптимизма, на месте не останавливаюсь и в дальнейшем у меня в планах улучшить мою программу. Хочу отправлять документы арендаторам по электронной почте, с  автоматическим размещением там подписи и печати. Кстати, в 1С:Бухгалтерии 8 в счете на оплату это можно делать без привлечения программистов, это уже заложено в программу. А если еще дальше заглядывать, хочу перейти со своими арендаторами на электронный документооборот, в программу также заложена эта возможность. Тогда я совсем смогу отказаться от бумажных экземпляров документов, и процесс формирования документов будет занимать еще меньше времени.

Но даже сейчас у меня освободилась целая неделя! Вы только подумайте - целая неделя, которая у меня раньше просто выпадала из жизни и я не могла заниматься ничем другим! А учитывая, что в нашем здании арендаторы очень разнообразные (фитнес-зал, spa-салон, салон красоты, парикмахерская), мне есть чем заняться в освободившееся время.

И еще...

И еще одно небольшое, но ОЧЕНЬ-ОЧЕНЬ важное дополнение. Сейчас нашу базу 1С:Бухгалтерии 8 специалисты компании "Интеллект-Плюс" перевели в интернет. И она хранится не у нас на компьютере в офисе, а в интернете, по адресу 1cfresh.com. В программу включена такая возможность - переноса в интернет и обратно. Но обратно я уже не захочу.

Для тех, кто не слышал об этой возможности, поделюсь своим восхищением и объясню, почему я не захочу переносить базу обратно. По своим возможностям программа в интернете абсолютна такая же. Даже моя обработка прекрасно там работает.

Но при этом я могу подключаться к своей базе не только из офиса, но вообще с любого компьютера или планшета: из дома, интернет-кафе. Да хоть с пляжа в Таиланде! Я теперь могу вообще не приходить в офис для выполнения этой работы. Могу даже отправить отчетность в налоговую прямо из программы. И при этом программа там сама обновляется! У меня всегда в программе последние изменения. Мне не приходится за этим следить, как это было в моей 1С:Бухгалтерии 7.7.

Вот так программа 1С:Бухгалтерия 8 вернула мне одну неделю моей жизни и сделала меня свободнее и мобильнее! Работа превратилась в удовольствие! Я могу теперь спокойно остаться дома, уехать в отпуск на море (или уйти в декретный отпуск). И я уверена, что всегда все успею сделать.


Все истории успеха